Persberichten: 50 tips

Gepost op 4 februari 2016 door Frank De Graeve

Vorige week gaf ik voor de zoveelste keer de tweedaagse cursus ‘communiceren met de media’. Daarin vertel ik vaak dat men de journalist toch als een soort klant moet bedienen. Misschien vindt u dat goed klinken, maar wat betekent het concreet? Samen met de cursisten hebben we een lijst opgesteld van zaken waarop u zou moeten letten als u op een klantvriendelijke manier persberichten wil uitsturen. Hierbij de lijst met 50 tips als u het goede voorbeeld wil volgen.

1. Maak uw huiswerk

  • weet wie in het verleden al over uw organisatie schreef (Google News is daarvoor niet waterdicht, maar wel gratis)
  • lees regelmatig de publicaties aan wie u zich richt
  • volg eventueel de journalisten die in uw organisatie geïnteresseerd zijn op social media
  • stuur elk persbericht naar een andere selectie journalisten, afhankelijk van het onderwerp
  • stuur een persbericht aan personen, niet aan organisaties (zorg dus voor een gedetailleerde adressenlijst)

2. Zorg voor nieuws

  • wat is de impact van het nieuws (is er geen impact dan is een persbericht echt niet nodig)
  • intenties aankondigen werkt meestal niet
  • verstop het nieuws niet in de tekst, maar begin meteen met de essentie
  • geef niet alleen de impact maar ook de voordelen mee

3. Een persbericht dient om te mailen

  • de tekst van de e-mail is het persbericht
  • voor een dubbele titel is geen plaats in de onderwerplijn van een e-mail
  • verstuur geen bijlagen maar geef downloadlinks mee

4. Speciale behandeling

  • u kan ervoor kiezen om selectief extra informatie geven aan sommige journalisten
  • u kan ervoor kiezen om selectief een achtergrondinterview geven aan sommige journalisten
  • vele journalisten zijn geïnteresseerd in extra regionale informatie
  • bij belangrijk nieuws kan u een aantal journalisten vooraf bellen als verwittiging (maar geef het nieuws nog niet vrij)

5. Verschillende talen

  • laat geen vertalingen maken, maar vraag om vlot herschreven versies die naar de geest vertalen (en eventueel de tekst aanpassen aan de lokale gewoonten)

6. Zorg voor meer dan alleen een persbericht

  • waar kan men goede foto’s downloaden in hoge resolutie
  • ander illustratiemateriaal voorzien, is ook oké
  • indien relevant is statistisch materiaal altijd handig, bij voorkeur in een heel eenvoudige spreadsheet
  • waar kan men achtergrondinformatie bekijken of downloaden
  • schrijf eventueel extra versies van het persbericht (een meer technische versie, lokale versies of een vereenvoudigde versie, bijvoorbeeld een stappenplan)
  • geef uw contactgegevens mee en zorg ervoor dat u bereikbaar bent
  • hou een expert klaar om via telefoon extra informatie te geven aan wie erom vraagt

7. Ga journalisten niet irriteren

  • nabellen om te horen of men het goed ontvangen heeft, is helemaal uit den boze
  • citaten die altijd beginnen met “wij zijn verheugd dat ..” werken op de zenuwen
  • een stroom persberichten die volgens een vaste interval (zoals elke derde dinsdag van de maand) verstuurd worden, dienen meestal voor de vuilnisbak
  • een persbericht na een paar weken nog eens uitsturen omdat het de eerste keer niet werkte, komt in de buurt van communicatiezelfmoord
  • vermijd woordspelingen, ze zijn meestal onvertaalbaar en zelden geestig
  • als u bijna alle persberichten met een embargo uitstuurt, krijgt u wellicht zelf een publicatie-embargo aan uw broek

8. Een persbericht dient om over te nemen

  • lever een tekst die zo kan overgenomen worden, zowel qua structuur als qua stijl
  • met een persbericht dat u als pdf-bestand in de bijlage doormailde, lukt dat niet vlot
  • uw logo en de rest van uw huisstijl hoeft niet echt, want die worden toch niet overgenomen

9. Een persbericht dient om over te nemen, zorg dus voor goed taalgebruik

  • gebruik geen jargon, nooit
  • schrijf geen onpersoonlijke teksten
  • schrijf geen kromtaal omdat uw tekst juridisch correct zou moeten zijn (op uw juridische dienst weten ze eigenlijk wel dat een persbericht en een contract twee verschillende zaken zijn)
  • gebruik een eenvoudige taal die de spreektaal heel dicht benadert
  • kies voor een affirmatief taalgebruik, krachtig maar zonder bluf
  • spelfouten en grammaticale fouten, begin er niet aan
  • ga altijd voor een actief taalgebruik (passieve vormen maximaal vermijden)

10. Een persbericht dient om over te nemen, hou alles zo kort mogelijk

  • korte titel
  • korte zinnen
  • korte paragrafen
  • korte citaten, of helemaal geen
  • zelfs korte woorden
  • en hou de hele tekst zelf zo kort mogelijk

11. Een persbericht dient om over te nemen, geef de tekst een goede structuur

  • velen gaan vanzelf teksten schrijven in chronologische volgorde (de historische aanpak, nietwaar), niet doen, want de essentie van het nieuws is er vandaag en de impact ligt in de toekomst
  • probeer om alle H5W-informatie (hoe, wie, wat, wanneer, waarom, waar) al meteen in de eerste paragraaf mee te geven
  • geef dus eerst de essentie, maar verder in de tekst mag er best wat achtergrond
  • zorg ook voor duiding van het nieuws, laat de interpretatie niet alleen aan de journalist over

Nieuw op de blog

Vijf redenen waarom start-ups meteen moeten beginnen met PR

10 maart 2017 starter

Nachtenlang zitten doorwerken aan je product, eindeloze meetings met mogelijke investeerders, de administratie van een eigen zaak, je eerste medewerkers ...

Perscommunicatie in zeven stappen

26 januari 2017

Vandaag kregen we een vermoedelijk nieuwe klant op bezoek die vroeg hoe perscommunicatie te werk gaat. ‘k Heb het de ...

De plicht van de journalist

29 december 2016 plicht

Een opmerking die we geregeld te horen krijgen: “Hoezo, journalisten zijn niet geïnteresseerd in ons nieuwe logo en onze nieuwe ...

Realisaties

Philips, mensen willen duidelijkheid

Het veelzijdige Philips is sinds enkele jaren bezig met het afstoten van activiteiten die ze niet langer als hun corebusiness ...

Nuance, de onzichtbare

Nuance Communications is de grootste producent ter wereld van spraaktechnologie en software voor digitaal documentbeheer. Het bedrijf slaagde erin om ...

Outspot, de vlucht vooruit

Voor crisiscommunicatie moeten onze klanten zelden beroep doen op onze diensten, gelukkig maar. Vorige zomer waren ze bij Outspot maar ...